Resmi görevliler tüm katılımcıların doğru zamanda doğru yerde bulunması, güvenliği ve beslenmesinden sorumlu.
Tek seferde yaklaşık 100 devlet görevlisinin ziyaretinde diplomatik kazalar yaşanma ihtimali çok yüksek. Bu nedenle Dışişleri, İngiliz Milletler Topluluğu ve Kalkınma Ofisi son derece titiz bir şekilde çalışıyor.
Protokol, güvenlik, iletişim ve diplomatik ayarlamaların yapıldığı "Hangar" isimli özel bir genel merkez kuruldu.
300'den fazla resmi çalışan, halihazırda yürüttükleri işlerden alınarak aralıksız şekilde 24 saat devam eden organizasyon yönetimi için görevlendirildi.
İlk görev, davetiyelerin doğru şekilde gönderilmesiydi. Kural, İngiltere'nin diplomatik ilişkilerinin devam ettiği her ülke başkanının davet edilmesiydi. ancak tabii bazı istisnalar vardı.
Diplomatik ilişkilerin zayıf olduğun Suriye, Venezuela, Afganistan gibi ülkelerden kimse davet edilmedi.
Aynı sebepten Myanmar'dan da kimse katılmıyor. Bir yetkili durumu, "Myanmar'dan kimseye sormamız mümkün değildi" şeklinde açıkladı ve ekledi: "Sonuçta önceki büyükelçimizi hapse gönderdiler."
Aynı şekilde, devam eden savaştan dolayı Rusya ya da Belarus'tan da hiçbir temsilci davet edilmedi.
İran, Kuzey Kore ve Nicaragua'dan yalnızca bir üst düzey diplomat gönderilmesi istendi.
ABD yetkilileri, eski başkanlar Barack Obama ve Donald Trump'ın katılmasının beklenmediğini açıkladı.
Yeni Kral 3. Charles'ın başında bulunduğu 14 İngiliz Milletler Topluluğu üyesi devletin; başbakan, kralın o ülkedeki temsilcisi veya büyükelçi seviyesinde bir üst düzey temsilci gönderebileceği yönünde beklenti var.
Türkiye'den Çavuşoğlu katılacak
ABD Başkanı Joe Biden törene katılacağını açıkladı.
Davetiyeler ancak oluşturulduğu için diğer liderler programlarını ayarlamakta güçlük çekiyor.
Pek çok kişinin Salı günü başlayan Birleşmiş Milletler Genel Kurulu için New York'ta olması bekleniyor.
Cumhurbaşkanı Recep Tayyip Erdoğan ise geçtiğimiz hafta "Ben taziye mesajımı sosyal medyadan gönderdim. Bizim de programlar var. Programlar el verirse merasime katılmayı düşünüyorum" demişti.
Ancak bir süre sonra Dışişleri Bakanı Mevlüt Çavuşoğlu törene kendisinin katılacağını açıkladı.
Diğer bir boyut da tüm bu devlet liderlerinin cenaze günü, törenin gerçekleştirileceği Westminster Abbey'ye ulaşması.
İngiltere'nin 185 ülkeyle diplomatik ilişkisi var. Bu da, artı bir kişinin de hesaba katılmasıyla 370 katılımcı demek oluyor.
Ayrıca Avrupa'daki diğer kraliyet ailelerinden de çok sayıda kişinin gelmesi bekleniyor.
Herkesin ayrı araçlarla gelmesi için yeterli vakit yok. Bu nedenle çoğu kişiden Batı Londra'da güvenli bir alanda buluşmaları ve lüks otobüslerle Westminster'a ulaşmaları istendi.
Bu nedenle doğru insanların doğru yerde bulunması çok önemli.
Tabii bazı istisnalar yapılacak. Örneğin ABD Başkanı Joe Biden özel korumalı aracıyla bölgeye gidecek. İsrail Cumhurbaşkanı da kendi aracıyla ulaşım sağlayacak.