Üretken insanların günlük 5 alışkanlığı

Eğer siz de bir ofis çalışanıysanız gün içinde yapmanız gereken asıl iş dışındaki toplantıların, e-postaları kontrol etmenin, öğle yemeği ve işinize doğrudan faydası olmayan başka faaliyetlerin çalışma saatlerinizin verimini azalttığını fark etmişsinizdir.

Dahası yapılan bir araştırmaya göre Amerikalı ofis çalışanları günlük çalışma saatlerinin sadece yüzde 40'ını birincil işlerine ayırıyor.

Workfront adlı yazılım şirketinin 2 bin 10 işçi arasında pandemi dönemi öncesi yaptığı bir ankete göre, bu yüzdelik oran 8 saatlik iş gününde 3 saaten biraz az sürenin ana görevlere ayrıldığını ortaya koyuyor.

Peki geriye kalan 5 saate ne oluyor?

Çalışmaya göre geriye kalan 5 saatlik sürenin yüzde 16'sı e-postaları kontrol etmeye, yüzde 12'si idari görevlere, yüzde 10'u faydalı toplantılara, yüzde 8'i faydasız toplantılara, yüzde 6'sı da diğer yarıda kesilmelere harcanıyor

Ancak bu planlanmamış ve zaman alıcı faaliyelere rağmen ofiste hep yapması gereken ana görevleri zamanında bitirip fazla mesai yapmayan birisne rastlamışsınızdır.

Bu kişiler diğerlerinden hep daha üretkenmiş görünür. ABD'deki MIT Sloan İşletme Okulu'ndan kıdemli okutman Robert C. Pozen bu daha üretken kişileri bizden farklı olan şeylerin ne olduğunu anlamak için her çalışandan kişisel üretkenliğini değerlendirmelerini istediği bir anket tasarladı.

Yarısından fazlası ABD'de olmak üzere 6 kıtada yaklaşık 20 bin kişi ankete katıldıktan sonra Pozen bazı net kalıplar keşfetti.

Bulgularını Harvard Business Review'da yayımlayan Pozen "Daha uzun saatler çalışmak daha yüksek kişisel üretkenlik anlamına gelmiyor. Her gün daha çok yüksek öncelikleri tamamlamak akıllıca çalışmanızın anahtarı" dedi.

Daha yüksek üretkenlik puanına sahip çalışanlar, işleriyle alakalı yüksek önceliklerini daha iyi planlıyor, daha fazla sayıda bilgiyi idare etmek için teknikler geliştiriyor ve meslektaşlarının ihtiyaçlarını anlıyor.

Bu üç konuda iyi olmak için üretken çalışanların günlük 5 basit alışkanlığı uyguladığı belirlendi. 

• Önceliklerinizi belirlemek için bir önceki gece günlük programınızı gözden geçirin. Takviminizde her faaliyetinizin yanına bunun amacını yazın.
• Uzun bir yazı yazmadan önce bu işi kesilmeden yapabileceğiniz bir mantıksal sıra oluşturun.
• Telefon ekranlarınızı her dakika değil saat başı kontrol edin.
• E-postalarınızın hepsini değil gönderici ve konuya göre kontrol edin. Sizin için önemli kimselerin mesajlarına yanıt vermeye öncelik tanıyın.
• Tüm katılımcılara toplantılardan önce ayrıntılı bir plan gönderin ve toplantıları en fazla 90 dakikayla sınırlayın.